Comment faire l’inventaire de son magasin ?
L’inventaire magasin, c’est quoi ?
L’inventaire d’un magasin est une étape importante pour les commerçants pour assurer la gestion efficace des stocks de son point de vente. Ce processus nécessite une approche méthodique et une organisation rigoureuse pour garantir la précision des données.
Tout retailer a l’obligation de faire l’inventaire de son magasin au moins une fois par an.
L’inventaire joue un rôle dans la gestion des stocks. Il permet de maintenir des niveaux de stock optimaux, d’identifier les produits obsolètes ou en excès, de prévenir les vols et de faciliter la prise de décision stratégique. Les étapes d’un inventaire comprennent la planification, la préparation, le comptage proprement dit, la vérification des écarts, et enfin, la mise à jour des enregistrements. Ces principales étapes aident à identifier les problèmes potentiels.
La planification implique la définition des objectifs de l’inventaire, la sélection de la méthode de comptage appropriée et la mobilisation des ressources nécessaires. La préparation inclut l’organisation du point de vente, et la vérification du matériel. Pendant le comptage, il est essentiel de rester concentré et de suivre un processus systématique pour éviter les erreurs.
Dans cet article, nous explorons les différentes étapes de la réalisation d’un inventaire, en mettant particulièrement l’accent sur l’organisation de votre point de vente, les méthodes de comptage et les meilleures pratiques pour mener à bien cette tâche incontournable.
Organiser son point de vente
La première étape pour réussir un inventaire consiste à organiser le magasin de manière méthodique. Assurez-vous que les articles soient disposés de manière claire et logique. Les étagères, les rayonnages et les zones de stockage doivent être clairement étiquetés pour faciliter la recherche des produits. La tenue régulière de la boutique en ordre par le retailer, contribue également à maintenir une traçabilité constante des articles. Lorsque votre point de vente est bien organisé, le processus d’inventaire est grandement simplifié.
Comptage manuel, électronique ou rapide, choisissez la bonne méthode pour votre point de vente
Le choix de la méthode de comptage dépend souvent de la taille du magasin et des ressources disponibles. Le comptage manuel, bien que traditionnel, est toujours utilisé dans de nombreux petits commerces. Ce processus implique qu’une équipe parcourt la boutique en comptant chaque article individuellement. Cependant, avec l’avènement de la technologie, de nombreux multi-magasins optent pour le comptage électronique.
Le comptage électronique utilise des scanners de codes-barres pour enregistrer les articles. Cela réduit considérablement le temps nécessaire pour effectuer un inventaire, minimisant ainsi les perturbations dans les opérations quotidiennes du magasin. De plus, cela diminue les risques d’erreurs humaines, améliorant ainsi la précision des résultats.
Contrairement à l’inventaire, le comptage rapide sert à visualiser globalement, mais pas précisément, le stock disponible pour certaines références ou famille de produits. Pour les multi-magasins, le comptage rapide peut être une option, où un logiciel spécialisé analyse les données de vente pour estimer les niveaux de stock.
Quelle méthode choisir pour faire l’inventaire de son magasin ?
Comptage manuel de son stock
Ce n’est pas recommandé car le taux d’erreur est très élevé.
Dans le cas d’un comptage manuel, assurez-vous que chaque article soit pris en compte, en mettant l’accent sur les zones moins fréquentées du magasin où les erreurs sont plus susceptibles de se produire.
Faire l’inventaire de son magasin avec l'aide d'un lecteur de codes-barres.
Pour les stocks plus importants, c’est la meilleure option car les scanners de codes-barres comptent automatiquement chaque article en quelques secondes. Un réel gain de temps. Avec une application qui vous permet de faire l’inventaire à distance. Si vous ne pouvez pas accéder physiquement à votre inventaire ou si votre stock est énorme, faites l’inventaire à distance en téléchargeant des photos ou des vidéos de l’emplacement de chaque produit afin qu’il puisse être compté ultérieurement par une autre personne ayant accès à la même application ou au même site web que vous. Pour plus d’efficacité, vous pouvez utiliser un terminal point de vente.
Pour ce type de comptage électronique, assurez-vous que le matériel soit en bon état de fonctionnement. Mettez à jour les informations sur les codes-barres et vérifiez la connectivité des scanners. Un système de sauvegarde est également recommandé pour éviter la perte de données en cas de défaillance technique.
Pour plus de détails sur la réalisation d’un inventaire magasin, retrouvez nos 2 articles détaillés.
Comment préparer son point de vente à un inventaire annuel ?
Une planification minutieuse de l’inventaire
Se préparer à un inventaire annuel nécessite une planification minutieuse. Commencez par établir une liste complète de tous les articles en stock et déterminez la méthode de comptage à utiliser. L’inventaire permanent, consiste à enregistrer les mouvements d’entrées et de sorties des stocks au fur et à mesure. L’inventaire physique, consiste à compter le stock au moins une fois par an.
Identifier les différents types de stock
Pour dresser un inventaire des stocks, commencez par identifier les différents types de stocks qui existent et les quantités à avoir pour chacun d’eux.
On peut distinguer en général :
–Les stocks présents au magasin, soit en rayonnage ou dans la réserve (stockage). ;
–Les stocks en entrepôt.
Pour dresser un inventaire réussi, suivez les étapes préalablement définies lors de la planification. Enfin, analysez les résultats de l’inventaire pour prendre des décisions informées sur la gestion des stocks, les réapprovisionnements et les ajustements nécessaires.
Inventaire magasin et comptabilité
L’inventaire des stocks et la comptabilité sont deux composantes étroitement liées au sein de tout magasin. Lorsqu’un retailer effectue l’inventaire des stocks, il actualise concrètement la valeur des biens détenus par l’entreprise. Cette mise à jour des données sur les stocks est importante pour la comptabilité, car elle influence directement les états financiers. Les résultats de l’inventaire, qu’il s’agisse de biens physiques ou de marchandises, ont un impact direct sur le bilan et le compte de résultat. Une comptabilité précise exige des informations actualisées sur la valeur des stocks pour calculer correctement le coût des biens vendus, déterminer les marges bénéficiaires et évaluer la santé financière globale de l’entreprise. Ainsi, la comptabilité garantit la transparence financière et contribue à une prise de décision éclairée pour la gestion des ressources et le succès financier à long terme du magasin.
Inventaire magasin, quelle caisse enregistreuse ?
L’inventaire des stocks et une caisse enregistreuse sont des éléments clés dans le fonctionnement quotidien d’un magasin ou multi-magasins, et leur interconnexion est essentielle pour assurer une gestion cohérente et précise des opérations commerciales.
La caisse enregistreuse enregistre les transactions de vente en temps réel, enregistrant chaque article vendu et calculant le total des ventes. Ces données de vente provenant de la caisse enregistreuse ont un lien avec l’inventaire des stocks. En effet, elles permettent de suivre la demande des produits, de maintenir des niveaux de stock appropriés et d’anticiper les besoins de réapprovisionnement.
D’un autre côté, l’inventaire des stocks influence directement la caisse enregistreuse lorsqu’il s’agit de mettre à jour les prix, de gérer les promotions ou d’intégrer de nouveaux produits. Les variations d’inventaire, qu’elles soient dues aux ventes, aux retours ou aux ajustements, doivent être reflétées dans la caisse enregistreuse pour éviter toute distorsion dans le suivi des ventes et des revenus.
En combinant les informations de la caisse enregistreuse avec les données de l’inventaire des stocks, les retailers peuvent optimiser leurs processus de gestion, minimiser les risques d’erreurs, et maximiser leur efficacité opérationnelle. Ce lien entre l’inventaire et la caisse enregistreuse contribue à une meilleure compréhension des performances commerciales, à une prise de décision plus informée et à une expérience client plus fluide. Ainsi, dans un environnement retail, la synchronisation entre l’inventaire des stocks et la caisse enregistreuse est un élément fondamental pour assurer la pérennité et le succès de votre point de vente.
Pour plus de détails, vous trouverez ici un guide complet sur les opérations d’inventaires réalisé par les collectivités locales.
Inventaire magasin et Clictill
Clictill en plus de ses fonctionnalités de caisse en ligne, a été spécialement conçu pour faciliter la gestion de stock. Grâce à une interface intuitive, vous pouvez suivre en temps réel l’état de vos stocks, par magasin ou pour l’ensemble de votre chaîne. Des alertes automatiques vous préviennent lorsque le stock d’un article atteint un seuil critique, vous permettant d’éviter les ruptures de stock. De plus, notre caisse en ligne analyse les données de vente, pour prédire les tendances futures et vous aider à planifier vos commandes en conséquence. Cela signifie moins de stress, moins de gaspillage et une meilleure satisfaction de vos clients.
De plus, Clictill gère les flux marchandises. Fort de ce constat, il était important que Clictill dispose des fonctionnalités nécessaires pour permettre à tout commerçant ou toute enseigne de gérer ses stocks. Les fonctionnalités disponibles sont les suivantes :
-Réception/retour fournisseur
-Régularisation des stocks en quantité ou en valeur
-Etat du stock en quantité
-Valeur du stock à date en choisissant sa méthode de valorisation (PAMP, Prix standard,….)
-Notion de marge dans les états de reporting de vente / Journal des réceptions et des régularisations
-Gestion du réassort marchandise
-N° de série/des N° de lot
Plus de détails sur les fonctionnalités liées à la gestion des stocks.
