Il est important de discerner logiciel de caisse et caisse enregistreuse tactile. Aujourd’hui, avec l’omnicanalité et la certification NF525, il est possible, en fonction du logiciel de caisse choisi, de transformer n’importe quel appareil électronique (ordinateur, TPV, tablette, pax, smartphone etc..) en caisse enregistreuse tactile fonctionnelle.
Législation : Caisse enregistreuse obligatoire
Aujourd’hui, les caisses enregistreuses doivent respecter la loi en étant certifiées NF525. C’est une obligation légale pour éviter les fraudes fiscales et c’est pour cela qu’il est important de bien choisir son logiciel de caisse, car ils n’ont pas tous cette certification.
La tenue de la caisse est en effet soumise à des obligations légales qui doivent être respectées quotidiennement. Les risques pour votre commerce de détail peuvent être importants : contrôles fiscaux, problèmes de trésorerie, etc.
Si vous démarrez votre activité, il est recommandé de consulter un expert-comptable compétent qui pourra vous détailler vos obligations comptables et juridiques.
Aujourd’hui, le choix d’un logiciel de caisse en ligne est fortement conseillé, car en plus de pouvoir choisir le type de caisse enregistreuse tactile que vous souhaitez utiliser, vous allez gagner énormément de temps et d’argent en améliorant la gestion de vos stocks, votre fidélisation client, vos exports comptables etc..
Pour bien choisir sa caisse enregistreuse tactile et donc son logiciel de caisse certifié NF525, voici un rappel des bonnes pratiques en matière de gestion de caisse.
Quelles sont les obligations légales en matière de tenue de caisse ?
Les commerçants sont légalement tenus de tenir un livre de caisse quotidien. Ce livre doit enregistrer toutes les opérations réalisées en espèces et peut également inclure l’ensemble des recettes de la journée, indépendamment du mode de paiement (espèces, cartes bancaires, chèques, etc.). Bien que le livre de caisse concerne strictement les transactions en espèces, de nombreux commerces y enregistrent toutes les recettes.
Chaque mouvement de caisse doit être consigné au fur et à mesure, sans rature. Un numéro spécifique est attribué à chaque transaction, correspondant à un document comptable tel qu’un ticket ou un reçu. Les encaissements et les décaissements doivent être distincts, avec deux colonnes séparées. Les encaissements doivent préciser s’ils sont réalisés en espèces ou par chèque.
Les différentes contraintes existantes pour tenir une caisse
Les obligations varient en fonction du type de commerce et de la complexité des opérations. Pour des mouvements simples (peu nombreux, ventilation simple par nature ou un seul taux de TVA), un agenda de caisse peut suffire, que ce soit en format électronique ou papier.
Pour des opérations plus complexes, un niveau de précision supérieur est requis. Les outils couramment utilisés incluent la bande de caisse enregistreuse, le brouillard de caisse ou la main courante. Dans ce contexte, l’agenda de caisse représente un récapitulatif des recettes quotidiennes, tandis que les autres mouvements, comme les encaissements, nécessitent une écriture détaillée.
La bande de caisse enregistreuse compile toutes les ventes, incluant la date, la désignation et le prix des articles. Le brouillard de caisse permet de noter manuellement toutes les ventes au fur et à mesure, avec les mêmes détails que la bande de caisse enregistreuse. La main courante est un terme alternatif pour le brouillard de caisse, souvent utilisé dans beaucoup de secteurs.
La tenue d’une caisse tactile
L’utilisation d’un logiciel de caisse tactile offre des avantages significatifs pour la gestion de la caisse, même si certains préfèrent encore le crayon et la règle. Ce type de logiciel propose de nombreuses fonctionnalités pour un suivi plus efficace, tout en offrant un coût attractif pour une caisse enregistreuse. Il permet d’obtenir en un clic diverses statistiques éclairantes. Cependant, il doit disposer d’un certificat de sécurisation et autres caractéristiques déterminées par l’administration fiscale.
La transcription comptable des opérations de caisse
En comptabilité, les encaissements en espèces sont enregistrés par un débit du compte 53 « caisse » et un crédit des comptes 70 « ventes » et 44571 « TVA collectée ». Pour les règlements par chèque, le compte 5112 « chèques à encaisser » est débité. Pour les paiements par carte bancaire, le compte 511 « cartes bleues à encaisser » est débité.
Lorsque les espèces sont déposées en banque, cela se traduit par un crédit du compte 53 « caisse » et un débit du compte 58 « virements internes ». Ensuite, le compte 58 est crédité et le compte 512 « banque » est débité. Pour les paiements par chèque et carte bancaire, les comptes 5112 et 511 sont crédités et le compte 512 est débité.
Comment veiller à la bonne gestion de la caisse ?
Tous les commerçants doivent veiller à ce que leur caisse soit parfaitement tenue. Pour cela, des contrôles réguliers doivent être effectués. Chaque jour, à la fermeture de la boutique, il est nécessaire de vérifier la caisse. Il faut s’assurer que le solde de caisse noté dans le livre de caisse correspond au montant effectivement présent dans la caisse.
En cas de différence, il est indispensable d’en identifier la cause : vol, erreur de saisie, etc. Les anomalies de caisse ne doivent pas être prises à la légère. De plus, le solde ne peut jamais être négatif. Si cela se produit, il faut également en déterminer la cause.
Pour une bonne gestion de la caisse, il est essentiel de mettre en place des procédures claires et systématiques. Par exemple, établir des routines quotidiennes telles que le rapprochement des transactions enregistrées avec les tickets de vente et les reçus. Former le personnel à la manipulation de la caisse et à la détection des erreurs courantes est également crucial. De plus, l’utilisation de solutions logicielles avancées peut automatiser certaines tâches et réduire les risques d’erreurs humaines. Il est également bénéfique d’effectuer des audits internes réguliers et inattendus pour s’assurer que les procédures sont suivies correctement. En outre, il est recommandé de sécuriser physiquement la caisse pour prévenir les vols, et d’utiliser des systèmes de surveillance pour dissuader les comportements frauduleux. Enfin, maintenir une documentation précise et à jour facilite la traçabilité des opérations et aide à répondre efficacement aux éventuelles demandes des autorités fiscales.
Avez-vous mis en place des bonnes pratiques pour mieux gérer la caisse dans votre commerce ?
La solution Clictill pour la gestion de caisse
Clictill propose une solution de gestion de caisse en ligne adaptée aux besoins des commerçants. Ce logiciel permet d’enregistrer et de suivre les transactions de manière efficace et sécurisée. Avec Clictill, les commerçants peuvent accéder en temps réel à diverses statistiques, comme les ventes par produit et les modes de paiement utilisés. La solution inclut également des fonctionnalités de gestion des stocks, facilitant le suivi des niveaux d’inventaire et le réapprovisionnement. Clictill est certifié pour répondre aux exigences légales de sécurisation des données et de conformité fiscale, assurant ainsi une gestion rigoureuse et conforme des opérations de caisse.
